Hybrides Arbeiten

Das hybride Arbeiten hat in den letzten Jahren eine ganz andere Bedeutung bekommen und bietet Arbeitgebern wie z.B. der öffentlichen Verwaltung die Möglichkeit, die Vorteile des Home-Office mit den Vorteilen des klassischen Arbeitens vor Ort zu kombinieren. Eine gesteigerte Flexibilität für Mitarbeiter*innen kann zu einer erhöhten Effizienz führen, da sie selbstbestimmt entscheiden können, wann und wo sie am produktivsten arbeiten. Doch die Veränderung der gelebten Arbeitskultur führt zu vielen Herausforderungen – von der Gefahr, dass der informelle Austausch zu kurz kommt bis hin zu einem schlecht ausgestatteten Arbeitsplatz. Eine erfolgreiche Umstellung auf ein hybrides Arbeiten muss daher ausreichend geplant und unterstützt werden.

Bei uns im Open User Lab ist hybrides Arbeiten seit Beginn der Corona-Krise Alltag. Aus der Not geboren, hat sich diese Arbeitsweise als vorteilhaft herausgestellt. Hybrides Arbeiten ermöglicht uns als Team ein flexibles Arbeiten, bei dem jede unabhängig vom Ort an Besprechungen teilnehmen, ihren Arbeitstag freier gestalten kann und bei dem der teils lange Anfahrtsweg zur Arbeit entfällt.

Der Großteil des Open User Lab Teams ist erst während der Corona-Krise dazugestoßen, als der Home-Office Anteil noch bei 100 % lag. Doch anders als es zu erwarten gewesen wäre, konnten die neuen Mitarbeiterinnen gut in den neuen Arbeitsplatz eingearbeitet und in das Team eingebunden werden.

Als vorteilhaft hat sich dabei z.B. die kleine Teamgröße erwiesen, die es ermöglichte, einen geschützten Raum zur Kommunikation mit direkten Ansprechpartnerinnen zu schaffen. Auch ein gut vorbereiteter und dokumentierter Onboarding-Prozess sowie ein zentrales Wissensmanagement sind wichtige Puzzleteile hin zum erfolgreichen hybriden Arbeiten.

Die technische Grundlage muss stimmen – eine geeignete Videosoftware, ein Chat-Programm zur Kommunikation und kollaborative Tools zum gemeinsamen Brainstormen gehören mittlerweile bei uns fest zum Alltag. Gerade die Chats werden dabei nicht nur zum Besprechen von Aufgaben, sondern auch für die informelle Kommunikation oder das Teilen von Wissen genutzt. Nun, da das gemeinsame Arbeiten vor Ort wieder möglich ist, werden diese Treffen anders genutzt als vor der Corona-Pandemie. Analoge Arbeitstreffen werden ganz bewusst länger angesetzt und es wird mehr Wert auf den Austausch und den kreativen Prozess gelegt. Für den sozialen Zusammenhalt werden mehr Teamevents veranstaltet, die Raum für informellen Austausch oder das Teilen von Wissen lassen.

Viele dieser Ansätze und Vorgehensweisen sind auch auf andere Organisationen übertragbar. Manche davon setzten eine Umstrukturierung oder ein Umdenken, z.B. hinsichtlich der Führungskultur, voraus. Die folgenden Punkte fassen zusammen, welche Aspekte bei einem gut vorbereiteten Übergang zu einer hybriden Arbeitsweise berücksichtigt werden sollten. Dabei werden insbesondere die Herausforderungen der Teamarbeit, der Führung von Mitarbeiter*innen, der Arbeitsprozesse und der Bürogestaltung adressiert.

1. Bestimmen Sie den Bedarf für einen hybriden Arbeitsplatz: Überlegen Sie, warum Sie einen hybriden Arbeitsplatz einführen möchten und ob diese Änderung für Ihre Organisation und Ihre Mitarbeiter*innen sinnvoll ist.
2. Bestimmen Sie die Ziele und Herausforderungen: Führen Sie sich vor Augen, welche Risiken eine Umstellung mit sich bringen könnte, B. in den Bereichen Datensicherheit, IT-Infrastruktur und Beteiligung der Mitarbeiter*innen. Erstellen Sie eine umfassende Strategie, die die Ziele, die Vorteile und die Herausforderungen von hybridem Arbeiten beschreibt.
3. Erstellen Sie ein hybrides Arbeitsmodell: Machen Sie sich darüber Gedanken, welchen Rahmen Sie der Flexibilität setzen wollen. Es sind die Dimensionen Arbeitsort und -zeit zu berücksichtigen. Sollen die Mitarbeiter*innen ihre Arbeitszeit über den Tag selber verteilen können und jederzeit aus dem Home-Office herausarbeiten können oder soll es bestimmte Rahmenbedingungen, wie Kernarbeitszeiten oder feste Bürotage geben, in welchen das Team agiert? Mehr dazu finden Sie hier.
4. Identifizieren Sie feste Strukturen und Prozesse: Welche bisherigen Strukturen und Prozesse können beibehalten werden und welche müssen bzw. können für hybrides Arbeiten angepasst werden?
5. Tätigkeitsprofile und Rollen identifizieren: Ermitteln Sie die Tätigkeitsprofile und Rollen ihres Teams und leiten Sie daraus ab, wie diese Personen bei einer hybriden Arbeitsweise am besten unterstützt werden könnten (Welche Freiheiten von Ort, Zeit und Aufgaben sind möglich?). Jedes Team sollte zu Anfang klären, welche der aufkommenden Arbeiten im Home-Office erfüllt werden können und welche nur im Büro.
6. Bedingungen der Zusammenarbeit festlegen: Legen Sie die Grundprinzipien des Zusammenarbeitens fest. Folgende Leitfragen können Ihnen dabei helfen, verschiedene Wünsche und Bedürfnisse Ihres Teams zu entdecken und darauf aufbauend Richtlinien für die spätere Zusammenarbeit festzulegen (KOFU – Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung):
   • Ich bin zufrieden, wenn?
   • Ich bin positiv überrascht, wenn?
   • Ich fühle mich überfordert, wenn?
   • Ich reagiere gereizt, wenn?
   • Mein Arbeitsfluss wird unterbrochen, wenn?
   • Zwischen Meetings benötige ich x min Zeit.
7. Einführung von Regeln und Richtlinien: Einführung von Regeln und Richtlinien, die die Mitarbeiter*innen bei hybridem Arbeiten unterstützen, z.B. Regeln für die Verwaltung von Daten, Sicherheitsrichtlinien und Regeln für die Kommunikation. Die Regeln für die interne Kommunikation können Sie auf den Mitarbeiter*innenbefragung aufbauen und in Abstimmung mit Ihrem Team in Kraft setzen. Hier sind einige Bespiele für Fragen, denen Sie sich orientieren können: Für welche Anliegen finden Meetings (online/im Büro) statt? Wie verhalten wir uns in den Meetings? Dazu haben Frau Heitmann und Frau Dr. Michel von Haufe einige Vorschläge für Regeln für hybride Meetings erarbeitet. Diese können Sie sich hier durchlesen. Die Sicherheitsrichtlinien sollten in Abstimmung mit der IT erstellt werden. Die IT gibt zudem vor, in welchem Umfang mobiles Arbeiten möglich ist. Die Mitarbeiter*innen sollten dementsprechend geschult werden.
8. Überprüfen Sie die technischen Anforderungen: Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderliche Technik verfügen, um einen hybriden Arbeitsplatz umzusetzen. Dazu gehören eine sichere Datenübertragung, Zugang zu einer virtuellen Arbeitsumgebung und geeignete Kommunikationswerkzeuge. So stellen Sie sicher, dass weder die Sicherheit von Daten noch die Qualität der Zusammenarbeit gefährdet werden.
9. Passen Sie Ihre Büroräume an: Das Büro sollte an die neuen Ansprüche Ihres Teams angepasst werden. Brauchen alle Mitarbeiter*innen weiterhin einen personalisierten Arbeitsplatz? Welchen Zweck sollen die Büroräume erfüllen? Soll es ein Raum zur Begegnung innerhalb und zwischen den Teams werden oder dem kreativen Austausch dienen?
10. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter*innen und die Führungskräfte: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter*innen über die neuen Arbeitsbedingungen und -prozesse informiert sind und entsprechend geschult werden. Stellen Sie fest, welche technischen Fähigkeiten es bereits in Ihrem Team gibt und welche Fähigkeiten noch ausgebaut werden müssen.
11. Führungsweise analysieren und gegebenenfalls anpassen: Stellen Sie sich die Frage, ob Ihre Führungsweise für das hybride Arbeiten angepasst werden muss. Dafür können Sie zunächst Ihre bisherige Führungsweise reflektieren und daraufhin Ihre Mitarbeiter*innen durch Feedback- und Beurteilungsgespräche einbinden. Konzentrieren Sie sich dabei vor allem auf folgende Fragen:
    • Wie schaffen Sie ein Zusammengehörigkeitsgefühl des Teams?
    • Wie sieht Ihre Feedbackkultur aus?
    • Wie vermitteln Sie Ihrem Team Empathie und Wertschätzung?
    • Vertrauen Sie den Mitarbeiter*innen selbstorganisiert zu arbeiten?
    • Wie behalten Sie einen Überblick über den Status des Fortschritts der Arbeit in Ihrem Team?
    • Wie sieht Ihre Führungspräsenz aus?
    • Wie kommunizieren Sie mit Ihrem Team so, dass die Informationen auch alle erreichen?
12. Überprüfen Sie die Datenschutzrichtlinien: Stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Maßnahmen zum Schutz der Daten Ihrer Mitarbeiter*innen und Kund*innen ergriffen haben. Wie können Sie den Mitarbeiter*innen den Zugriff auf interne Daten von Zuhause aus ermöglichen?
13. Überwachen Sie die Umsetzung: Überprüfen Sie regelmäßig, wie die Umstellung auf einen hybriden Arbeitsplatz verläuft und passen Sie gegebenenfalls die Regeln und Prozesse an.

Das Befolgen dieser Punkte wird Ihnen den Übergang zu einer erfolgreichen hybriden Arbeitsweise erleichtern. Eine umfassende Kommunikation mit Ihren Mitarbeiter*innen und regelmäßiges Einholen von Feedback werden Ihnen dabei helfen, dass die Umstellung für alle Beteiligten unkompliziert und stressfrei verläuft. So können Sie die Vorteile eines hybriden Arbeitsplatzes wie z.B. verbesserte Work-Life-Balance, mehr Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen durch mehr Selbstbestimmung in der Arbeitsorganisation nutzen und fördern und als Arbeitgeber für Fachkräfte attraktiv sein.

Quellen:

Wolter, D. (25.02.2022). Hybride Arbeit: Ist „Hybrid Work“ das Arbeitsmodell der Zukunft? Hubspot.de. https://blog.hubspot.de/sales/hybride-arbeit

Hofmann, J. (2022). Führung in der Hybridität. Fraunhofer-Gesellschaft. https://web.archive.org/web/20220630103543id_/https://publica-rest.fraunhofer.de/server/api/core/bitstreams/7a25da3c-8c5f-43e4-94a8-ee4fd39d2adf/content

Redmann, B. (20.06.2021). Hybrides Arbeiten – eine Checkliste zur erfolgreichen Umsetzung. Britta Redmann. https://www.britta-redmann.de/hybrides-arbeiten-eine-checkliste-zur-erfolgreichen-umsetzung/

Heitmann, A., & Michel, A. (16.12.2022). 15 Spielregeln für hybride Teams. Haufe.de. https://www.haufe.de/personal/hr-management/spielregeln-fuer-hybride-teams_80_575276.html

Heise Online. (n.d.). Der hybride Arbeitsplatz: Wie Unternehmen und Mitarbeiter in Zukunft profitieren. heise online; Heise Medien. https://www.heise.de/solutions/xerox/der-hybride-arbeitsplatz-wie-unternehmen-und-mitarbeiter-in-zukunft-profitieren/?gclid=CjwKCAiAl4WABhAJEiwATUnEF8U39RMGSu0thokY-CddtBApZuqJYQqge1hkRtGD61wDPanRkhe1vhoCg7sQAvD_BwE